La BD marcophile
En octobre 2019, un projet de création d'une base de données marcophiles a été lancé. L'objectif était de recueillir des visuels de lettres des origines à nos jours en provenance du territoire du groupement MAT, fournis par les adhérents du groupement, afin d'être consultés et utilisés par les membres du groupement à des fins personnelles non commerciales.
Il s'agit donc de documenter toutes les lettres qui ont été postées :
dans les bureaux de poste dans la région MAT (bureaux sédentaires),
ou dans les bureaux ambulants / convoyeurs où la ligne a un départ et/ou une arrivée dans la région MAT.
Sont exclues (liste non exhaustive) :
les lettres "Trésors et Postes",
les récépissés.
Mi janvier 2020, un premier prototype d'outil a été présenté au Président du groupement qui a donné son feu vert pour la continuation du projet. Le prototype a fait l'objet d'une présentation lors de la journée MAT fin février 2020.
La solution technique qui a été retenue par le groupe de travail est la suivante :
les données seront enregistrées sur un serveur dédié, accessibles à partir d'un fichier Excel. Le "couple" Excel-Internet est apparu comme le meilleur compromis entre efficacité, simplicité et souplesse d'utilisation.
afin de protéger au maximum les données, un administateur sera seul autorisé à modifier le contenu de la base. Les utilisateurs, qu'ils soient fournisseurs de visuels ou consommateurs de ceux-ci, communiqueront via des correspondants départementaux. À charge pour ces correspondants de faire le lien entre utilisateurs et administrateur.
l'architecture du projet a été ainsi définie :
le fonctionnement de ce service peut ainsi être résumé :
Saisie : le système est ouvert pour les adhérent.e.s des associations du MAT. Le collectionneur qui veut contribuer à la base des données contacte l'expert de son département (ou est contacté par l'expert) et remplit la fiche de saisie. La saisie se fait selon la charte de codage (voir ci-après) et sera vérifiée par l'expert du département.
Important : l'adhérent qui veut déposer un ou plusieurs visuels doit impérativement être propriétaire de l'objet visualisé et en autoriser la publication sur le site du Groupement. Il devra signer un document à cet effet.
Recherche : il y a deux catégories des utilisateurs, les utilisateurs occasionnels et des utilisateurs expérimentés.
Les utilisateurs occasionnels demandent à l'administrateur (ou à l'expert du département (?)) de leur envoyer par courriel une copie personnelle du contenu de la base des données qui leur permettra de faire des recherches.
Pour les utilisateurs expérimentés, l'administrateur ouvre la possibilité de s'enregistrer et de télécharger une copie personnelle du contenu de la base des données par eux-même.
Administration : l'administration sera assurée par une équipe de six personnes, deux pour la gestion/administration de la technologie ("administrateur") et quatre pour l'expertise philatélique ("expert"), c.à.d. un par département. Pour le futur, il serait souhaitable d'avoir un expert pour chaque association du groupement MAT.Le rôle de l'administrateur (1 administrateur en charge et 1 remplaçant) est :
la gestion du système,
la gestion des utilisateurs expérimentés,
le support technique des experts et des utilisateurs,
l'évolution du système,
la communication avec l'hébergeur du système.
Le rôle des experts est :
la promotion de la base des données à travers des organismes du groupement MAT,
le support philatélique des utilisateurs occasionnels,
la réception des saisies des collectionneurs, leur vérification et si nécessaire leur modification en accord avec les collectionneurs, et leur envoi à l'administrateur pour insertion dans la base des données,
la communication avec les administrateurs.
Une charte de codage a été définie. Elle est disponible en suivant ce lien.
Voici, à titre d'exemples, ce à quoi ressemblera une ligne de description d'un visuel (ie. une ligne du fichier Excel) et le résultat d'une recherche :
La base est maintenant opérationnelle pour le département 37 "Indre et Loire". Elle contient plus de 6 000 lettres.
Pour compléter cette base, demandez votre fichier de saisie à l'administrateur, Wolfgang MARTIN.
Pour travailler avec la base, demandez votre fichier d'accès au correspondant départemental, Jacques RICHARD.
Dernière minute : un premier résultat de ce travail de collecte est maintenant disponible, dans sa toute nouvelle version de janvier 2024. Il s'agit du catalogue des marques postales manuelles des origines à nos jours de l'Arrondissement de CHINON.
Ce document co-rédigé par Jean COULON, Paul LANGLOIS, Wolfgang MARTIN et Jacques RICHARD, est téléchargeable gratuitement via ce lien.
Ceux qui auraient quelques difficultés avec certains types de cachets pourront consulter le site marcophilie.org.
Les collectionneurs plus expérimentés peuvent également y jeter un coup d'oeil.
Si vous souhaitez obtenir davantage de renseignements, n'hésitez pas à nous contacter.
If you'd like further information, don't hesitate to get in touch.